Privacyverklaring

Via de Woningzoeker (www.dewoningzoeker.nl), onze website (www.bwij.nl) en de daarbij behorende “Mijn Beter Wonen” omgeving), hierna gezamenlijk te noemen: “de Website”, verstrekt u als (potentiële) klant bij inschrijving persoonsgegevens aan Beter Wonen, gevestigd en kantoorhoudende aan de Dorpsweg 2 te IJsselmuiden. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

In deze Privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op welke grondslagen. Ook informeren wij u over de wijze waarop wij daar verder mee omgaan.

Verwerking van persoonsgegevens

Onder “verwerking van persoonsgegevens” valt: het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op een andere wijze ter beschikking stellen, aligneren (op één rij plaatsen) of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Naleving wet- en regelgeving, zorgvuldige en behoorlijke verwerking Bij de verwerking van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt. Op 4 mei 2016 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”) in werking getreden. Per 25 mei 2018 krijgt de AVG rechtstreekse werking op Nederland en vervangt deze de Wbp. In deze Privacyverklaring zijn formuleringen/begrippen uit de AVG overgenomen. Dit betekent dat wij:

• via deze verklaring vermelden voor welke doeleinden en grondslagen wij uw persoonsgegevens verwerken; • u eerst vragen om ondubbelzinnige toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin toestemming is vereist;
• onze verwerking van persoonsgegevens proberen te beperken tot alleen die gegevens welke noodzakelijk zijn voor onderstaande doeleinden en wij ernaar streven dat de persoonsgegevens juist, up-to-date, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die uw persoonsgegevens (in onze opdracht) verwerken;
• u de mogelijkheid verlenen om desgewenst een verzoek tot inzage, verbetering, gegevenswissing, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid van uw eigen persoonsgegevens bij ons in te dienen. 

Doeleinden en grondslagen van de gegevensverwerking

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het verlenen van toegang tot “Mijn Beter Wonen” op onze Website (www.bwij.nl);
• het aanmaken van een account, het verlenen van (web) diensten en communiceren met u;
• het inspelen op de woonruimteverdeling en (toekomstige) woonwensen van huurders/kopers op het gebied van sociale huur;
• u desgewenst (digitaal) informeren over sociale woningen en hieraan gerelateerde onderwerpen;
• het eventueel sluiten van een huur- of een koopovereenkomst met u;
• u desgewenst (digitaal) informeren over zaken rondom huren en wonen;
• het organiseren, sturen en controleren van rechten en verplichtingen, waaronder leveringen, diensten en betalingen voorvloeiend uit de desbetreffende overeenkomst;
• het voorkomen, beperken en/of bestrijden van hennepteelt, woonfraude, betalingsachterstand, overlastveroorzaking en vergelijkbare handelingen die strijdig zijn met de bepalingen in de huurovereenkomst met algemene huurvoorwaarden; • Indien van toepassing; voor de elektronische sleutel/druppel die toegang geeft tot het woongebouw van Beter Wonen. Hierbij leggen we in een aantal situaties toegangsinformatie vast;
• het uitvoeren van trendanalyses en marktonderzoek om onze diensten en website te verbeteren;
• het opstellen van klantprofielen voor derden, waarbij gegevens zijn ontdaan van namen en andere identificerende kenmerken van een betrokkene, waarmee deze gegevens niet langer persoonsgegevens in de zin van de Wbp/AVG zijn;
• het delen van persoonsgegevens met de klachtenadviescommissie in het kader van het behandelen en adviseren over ingediende klachten;
• Indien u werkzaam/in dienst bent voor/bij Beter Wonen de personeelsadministratie uitvoeren.

Dit gebeurt op basis van vrije en gerichte toestemming, tenzij deze niet is vereist, omdat de gegevensverwerking plaatsvindt in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst, het nakomen van een wettelijke verplichting, ter vrijwaring van een vitaal belang van u en/of een gerechtvaardigd bedrijfsbelang van ons of derden.

Welke persoonsgegevens hebben wij nodig?

Wordt of bent u klant van Beter Wonen, dan hebben wij nodig:

• uw volledige naam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres.
  
  Sluit u een huurovereenkomst met ons, dan hebben wij ook nodig: • uw inkomensgegevens (loonstrook, jaaropgave);
• uw betalingsgegevens (bankrekening);
• bijzondere gegevens die u vrijwillig verstrekt en noodzakelijk zijn om in aanmerking te kunnen komen voor een bepaalde huurwoning in verband met WMO, woonbegeleiding of uw huishouden (uit hoeveel en welke personen dat bestaat);
• gegevens die belangrijk zijn voor het nakomen van de afspraken tussen u en Beter Wonen. Voorbeelden daarvan zijn|: gegevens over uw betalingsgedrag en uw gedrag als huurder. 

Ontvangers van persoonsgegevens (verwerkers, derden)

Wij verstrekken uw persoonsgegevens aan verwerkers om rechten en verplichtingen, waaronder leveringen, diensten en betalingen voortvloeiend uit de met u gesloten overeenkomst te organiseren, te sturen en te controleren. Een verwerker kan bijvoorbeeld zijn: een aannemer, schilder, deurwaarder, administrateur, makelaar, netwerkbeheerder, arbodienst, secretariaat van de klachtenadviescommissie, etc. Met een verwerker sluiten wij een “Verwerkersovereenkomst” af, waarin wij er zorg voor dragen dat de verdere verwerking van persoonsgegevens door de verwerker ook voldoet aan de regels die de Wbp/AVG voorschrijft.

Tevens stellen wij persoonsgegevens ter beschikking aan derden, zoals: de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), Gemeenten, Wijkteams, Politie, andere woningcorporaties, zorginstellingen of de klachtenadviescommissie. Dit doen wij onder meer ter voorkoming, beperking en/of bestrijding van hennepteelt, woonfraude, betalingsachterstand, overlastveroorzaking en vergelijkbare handelingen die strijdig zijn met de bepalingen in de huurovereenkomst en de daarbij behorende algemene huurvoorwaarden of klachtbehandeling/-advisering. Met de derde sluiten wij een “(Samenwerkings)Convenant”, eventueel aangevuld met een “Gegevensbeschermingsovereenkomst dan wel een Regeling gezamenlijke verantwoordelijkheid” af, waarin wij er zorg voor dragen dat de verdere verwerking van persoonsgegevens door de derde ook voldoet aan de regels die de Wbp/AVG voorschrijft.

Wij mogen intern zwarte lijsten bijhouden ter bestrijding van hennepteelt, woonfraude, overlast en vergelijkbare gedragingen, en deze - na eventuele voorafgaande benodigde toestemming van de Autoriteit Persoonsgegevens - delen met derden. Wanneer uw persoonsgegevens worden geregistreerd op onze interne zwarte lijst, wordt u hierover schriftelijk geïnformeerd.

Daarnaast zijn wij op basis van een wettelijke verplichting gehouden om persoonsgegevens aan derden, zoals de Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), Gemeenten, Wijkteams, Politie, andere ketenpartners af te geven. Voordat wij hiertoe overgaan, moeten wij nagaan op welke wettelijke regeling of uit hoofde van welke publiekrechtelijk taak de derde deze afgifte heeft gevorderd.

Beveiliging

Om uw persoonsgegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking te beschermen hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking, alsook de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van een betrokkene. Ook hanteren wij passende beveiligingsprocessen. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling/encryptie van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, zijn er organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals geheimhoudingsplicht voor medewerkers en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen toegestaan aan daartoe gemachtigde medewerkers. Wij gaan uit van de principes ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’. Dit houdt in, dat privacy zoveel mogelijk in het ontwerp van processen en producten (design) wordt meegenomen en standaard zo min mogelijk wordt verwerkt (default).

Als er ondanks deze beveiligingsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt die bij de Autoriteit Persoonsgegevens dient te worden gemeld en die waarschijnlijk ernstige ongunstige gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer heeft, informeren wij u hier zo snel mogelijk over.

Om misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen, verzoeken wij u om uiterst zorgvuldig met uw inloggegevens om te gaan en deze nooit aan derden te geven, die daartoe niet gerechtigd zijn. Mocht u te maken krijgen met een datalek, dan verzoeken wij u die via een contactformulier op onze Website (www.bwij.nl) direct bij ons te melden.

Criteria voor het bepalen van de bewaartermijn van persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dit daadwerkelijk nodig is voor het oorspronkelijke doel of andere verenigbare doelen, waarvoor wij deze verwerken. Daarbij nemen wij zoveel mogelijk de indicatieve bewaartermijnen in het Vrijstellingsbesluit Wbp en van de AP in acht en houden wij ons aan de specifieke (minimale) bewaartermijnen die afzonderlijke wetten ons voorschrijven. Wanneer persoonsgegevens onderhevig zijn aan verschillende bewaartermijnen, hanteren wij als uitgangspunt dat per soort verwerking de langste termijn wordt aangehouden.

Vernietiging

Na afloop van de bewaartermijn vernietigen wij uw persoonsgegevens, kopieën (en voor zover mogelijk back-ups) daarvan zodanig, dat de kans op terughalen/herstel daarvan zoveel mogelijk wordt voorkomen. Afhankelijk van de aard van de persoonsgegevens/ desbetreffende verwerking passen wij de navolgende vernietigingswijzen toe: . Als alternatief voor vernietigen anonimiseren wij uw persoonsgegevens, zodat deze op geen enkele manier tot de persoon herleidbaar zijn.

Reikwijdte van de verwerking

Wij geven geen persoonsgegevens door aan een land buiten de EER of aan een internationale organisatie. Onze verwerkers mogen dat zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van ons ook niet doen.

Uw rechten en hoe deze in te roepen?

Ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens heeft u de volgende rechten:

• Recht op informatie: in deze Privacyverklaring hebben wij alles opgenomen, waarover u moet worden geïnformeerd. Ingeval van een eventueel datalek wordt u zo nodig op dat moment daarover geïnformeerd.
• Recht op inzage: of wij persoonsgegevens van u verwerken, en zo ja, welke. Wat de verwerkingsdoeleinden, de (categorieën van) ontvangers en de bewaarcriteria zijn, welke rechten u heeft en hoe u die kunt uitoefenen. Hiervoor mogen wij een redelijke vergoeding bij u in rekening brengen. Wij kunnen inzage (gedeeltelijk) weigeren, indien inzage een inbreuk zou maken op de rechten van anderen, of indien een (ander) zwaarwegend belang daaraan in de weg staat.

Recht op verbetering (rectificatie): u heeft het recht om ons te vragen om persoonsgegevens te verbeteren, indien deze persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn.

• Recht op gegevenswissing (om te worden vergeten): u heeft het recht om ons gemotiveerd te vragen om persoonsgegevens te wissen, te vernietigen of af te schermen, wanneer:
  - de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel;
  - u de toestemming waarop de verwerking berust intrekt en er geen andere grondslag is voor de verwerking;
  - u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en er geen prevalerende dwingende grondslag is of u bezwaar heeft gemaakt tegen direct-marketing;
  - de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  - verwijdering verplicht is op grond van de wet
  Wij kunnen dit recht (gedeeltelijk) weigeren, indien een (ander) zwaarwegend belang daaraan in de weg staat.
• Recht van bezwaar (verzet) tegen de verwerking: u heeft het recht om, indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, hiertegen gemotiveerd bezwaar tegen te maken op grond van bijzondere persoonlijke omstandigheden. Indien wij uw verzoek afwijzen, zullen wij de redenen daarvoor mededelen.
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om elke vorm van verwerking, met als uitzondering van opslag, (tijdelijk) te beperken (bijv. als de juistheid van de gegevens door u wordt betwist, of juist als de gegevens eigenlijk vernietigd/gewist zouden moeten worden maar u er, bijvoorbeeld in het kader van een procedure, belang bij heeft dat deze bewaard blijven).
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht om in het verleden door u verstrekte persoonsgegevens in bestandsformaat op te vragen, zodat u die eenvoudig naar een andere Verantwoordelijke kunt overdragen

Via “Mijn Beter Wonen” op www.bwij.nl. kunt u zo nodig zelf uw e-mailadres en/of telefoonnummer aanpassen. De overige hierboven genoemde rechten kunt u uitoefenen door daarop – tegen bijvoeging van een naar ons oordeel doeltreffende legitimatie - een met redenen onderbouwd beroep te doen middels het contactformulier op onze website www.bwij.nl. Uiteraard kunt u dit ook via onze balies doen. Indien uw beroep aan alle hiervoor genoemde vereisten voldoet, zal u binnen 4 weken daarop antwoord krijgen.

Indien u geen informatie over woningen en/of aan wonen gerelateerde onderwerpen van ons meer wenst te ontvangen, kunt u dit schriftelijk kenbaar maken via een contactformulier op onze website (www.bwij.nl).

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij passen geen geautomatiseerde besluitvorming en profilering toe.

Wijziging van de Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring en de daarin van toepassing zijnde voorschriften en regelingen kunnen als gevolg van gewijzigde wetgeving of bij aanpassing van de doeleinden door ons worden gewijzigd. De bekendmaking van wijzigingen vindt tenminste tien kalenderdagen vóór inwerkingtreding plaats door middel van een algemene kennisgeving geplaatst op de Website, dat “de Privacyverklaring is gewijzigd en op de internetsite is vervangen door een nieuwe Privacyverklaring, die ook op het kantoor van Beter Wonen ter inzage ligt en aldaar kosteloos verkrijgbaar is”. Wijzigingen gelden ook ten aanzien van al bestaande overeenkomsten. Wij adviseren u daarom om de Website regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.